Ver­eins­be­schlüs­se

Wie jedes Jahr ste­hen auch jetzt wie­der in vie­len Bru­der­schaf­ten die Mit­glie­der­ver­samm­lun­gen an. Die Mit­glie­der­ver­samm­lung ist nach dem Gesetz das obers­te Organ eines jeden Ver­eins und für alle Ange­le­gen­hei­ten des Ver­eins zustän­dig, die nicht durch Gesetz oder Ver­eins­sat­zung einem ande­ren Ver­eins­or­gan wie etwa dem Vor­stand zuge­wie­sen sind.

Zu ihren Auf­ga­ben gehört ins­be­son­de­re die Wahl und Abwahl des Vor­stands sowie des­sen Beauf­sich­ti­gung und Ent­las­tung, die Ertei­lung von Wei­sun­gen an den Vor­stand ein­schließ­lich der Auf­stel­lung von Haus­halts­plä­nen und Richt­li­ni­en zur Geschäfts­füh­rung, die Ent­schei­dung über Sat­zungs­än­de­run­gen und die Auf­lö­sung des Ver­eins, die Bei­trags­fest­set­zung sowie die Ent­schei­dung über alle wich­ti­gen Ange­le­gen­hei­ten, die der Vor­stand zu sei­ner eige­nen Absi­che­rung der Mit­glie­der­ver­samm­lung vor­legt. Die­sen Auf­ga­ben kommt die Mit­glie­der­ver­samm­lung ins­be­son­de­re durch Wah­len und Beschlüs­se nach, die, soweit die Sat­zung nicht wei­ter­ge­hen­de Vor­schrif­ten hier­zu ent­hält, mit abso­lu­ter Mehr­heit der Stim­men der anwe­sen­den Mit­glie­der gefasst wer­den müssen. 

Feh­ler bei der Beschlussfassung

Hier­bei kann jedoch eine Rei­he von Feh­lern unter­lau­fen, die zu einer Nich­tig­keit oder Anfecht­bar­keit der Wahl oder des Beschlus­ses füh­ren kön­nen. Der wich­tigs­ten Feh­ler wol­len wir uns in die­sem Bei­trag ein­mal annehmen.

Zunächst ein­mal gilt: Eine wirk­sa­me Beschluss­fas­sung setzt stets vor­aus, dass die gesetz­li­chen Vor­schrif­ten eben­so ein­ge­hal­ten wur­den wie die in der Sat­zung des Ver­eins fest­ge­leg­ten Rege­lun­gen. Wird ein Beschluss unter Ver­stoß gegen gesetz­li­che Vor­schrif­ten oder gegen zwin­gen­de Sat­zungs­be­stim­mun­gen gefasst, ist er nich­tig. Sol­che Ver­stö­ße kön­nen zum einen in unzu­läs­si­gen Beschlus­s­in­hal­ten lie­gen, etwa wenn gegen den Grund­satz der Gleich­be­hand­lung aller Mit­glie­der ver­sto­ßen wird. Meist grün­det sich die Nich­tig­keit des Beschlus­ses jedoch auf einem Ver­stoß gegen Vor­schrif­ten über das Zustan­de­kom­men des Beschlus­ses, also etwa auf Ein­be­ru­fungs­män­geln oder auf der Ver­let­zung von Ver­fah­rens­vor­schrif­ten über den Ablauf der Mitgliederversammlung.

Und die Feh­ler­quel­len sind viel­fäl­tig, wie ein Blick allein auf die Recht­spre­chung der Gerich­te in den letz­ten Jah­ren zeigt: So sind etwa Beschlüs­se der Mit­glie­der­ver­samm­lung regel­mä­ßig nich­tig, wenn die Ver­samm­lung durch einen Unbe­fug­ten (also etwa nicht durch den Vor­stand) ein­be­ru­fen wur­de oder nicht alle Mit­glie­der „ord­nungs­ge­mäß“ in der nach Sat­zung bestimm­ten Form und Frist gela­den wur­den. Auch wenn in der Ein­la­dung der Gegen­stand der Beschluss­fas­sung nicht aus­rei­chend oder auch gar nicht auf­ge­führt wur­de, also etwa kei­ne voll­stän­di­ge Tages­ord­nung bei­gefügt war, gefähr­det dies den Bestand des Beschlusses.

Auch eine nicht beschluss­fä­hi­ge Mit­glie­der­ver­samm­lung kann kei­ne wirk­sa­men Beschlüs­se fas­sen, wes­halb es sich regel­mä­ßig emp­fiehlt, in der Sat­zung eine Lösung für die­ses Pro­blem vor­zu­se­hen, etwa dadurch, dass bei Beschluss­un­fä­hig­keit umge­hend eine zwei­te Ver­samm­lung ein­zu­be­ru­fen ist, die dann stets beschluss­fä­hig ist. Aber auch ein zu gro­ßer Mit­glie­de­r­an­drang kann die Wirk­sam­keit der gefass­ten Beschlüs­se beein­träch­ti­gen, etwa wenn ein Teil der Mit­glie­der an der Ver­samm­lung nicht ord­nungs­ge­mäß teil­neh­men kann, weil der Ver­samm­lungs­raum zu klein ist.

In all die­sen Fäl­len ist der Beschluss grund­sätz­lich unwirk­sam. Aller­dings gibt es hier­von im Inter­es­se des Ver­eins Aus­nah­men. So haben, wie es der Bun­des­ge­richts­hof for­mu­lier­te, Ein­wen­dun­gen, denen kein beacht­li­ches Schutz­be­dürf­nis des (unter­le­ge­nen oder über­gan­ge­nen) Mit­glieds zugrun­de liegt, zurück­zu­tre­ten hin­ter dem Inter­es­se der Mit­glie­der­ge­samt­heit dar­an, dass das für ein geord­ne­tes Ver­eins­le­ben uner­läss­li­che grund­sätz­li­che Ver­trau­en auf den Bestand von Ver­samm­lungs­be­schlüs­sen nicht unnö­tig gestört wird.

So kön­nen sich etwa in einer Abstim­mung unter­le­ge­ne Mit­glie­der spä­ter nicht dar­auf beru­fen, dass sie nicht oder nicht recht­zei­tig ein­ge­la­den waren oder dass der strit­ti­ge Beschluss­ge­gen­stand in der Ein­la­dung nicht auf der Tages­ord­nung ver­zeich­net war, wenn sie auf der Ver­samm­lung anwe­send waren und der Durch­füh­rung und der Beschluss­fas­sung dort nicht wider­spro­chen haben. 

Nicht aus­rei­chend ist dage­gen die oft anzu­tref­fen­de Rech­nung, dass die Mehr­heit für den Beschluss so groß gewe­sen sei, dass er auch bei Anwe­sen­heit des nicht ein­ge­la­de­nen Mit­glieds gefasst wor­den wäre. Die­ses Argu­ment schei­tert schon regel­mä­ßig dar­an, dass vor der Beschluss­fas­sung eine Debat­te statt­ge­fun­den hat, die bei ande­rer Betei­li­gung ja viel­leicht einen ande­ren Ver­lauf hät­te neh­men können.

Auch wenn Beschlüs­se jah­re­lang wider­spruchs­los dem Ver­eins­le­ben zugrun­de gelegt wur­den, kann sich spä­ter nie­mand mehr dar­auf beru­fen, die­ser Beschluss sei wegen eines Feh­lers bei der Beschluss­fas­sung nich­tig. Dage­gen reicht es zur Hei­lung eines unwirk­sa­men Beschlus­ses nicht aus, dass eine spä­te­re Mit­glie­der­ver­samm­lung die­sen nich­ti­gen Beschluss als wirk­sam behan­delt, hier wäre statt des­sen eine erneu­te Beschluss­fas­sung erfor­der­lich, dies­mal jedoch in sat­zungs­ge­mäß ein­wand­frei­er Form.

Beschluss­pro­to­kol­lie­rung

Haben Sie alle die­se Feh­ler­quel­len umschifft und in der Mit­glie­der­ver­samm­lung wirk­sa­me Beschlüs­se gefasst, müs­sen die­se noch pro­to­kol­liert wer­den. Wird die­se Nie­der­schrift ord­nungs­ge­mäß und form­ge­recht erstellt, erbringt das Pro­to­koll den vol­len Beweis für die Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit des in dem Pro­to­koll Beur­kun­de­ten, sodass jeder, der spä­ter einen ande­ren, abwei­chen­den Ablauf behaup­tet, für die­sen voll beweis­pflich­tig ist. 

In wel­cher Form die­ses Pro­to­koll zu füh­ren ist, bestimmt zwin­gend die Ver­eins­sat­zung. Ist dort nichts wei­ter Gehen­des bestimmt, reicht ein Ergeb­nis­pro­to­koll, also eine Nie­der­schrift über die Mit­glie­der­ver­samm­lung, in dem ledig­lich die Beschlüs­se und die Wahl­er­geb­nis­se fest­ge­hal­ten wer­den. Ein sol­ches Ergeb­nis­pro­to­koll ist aller­dings die zwin­gen­de Mindestvoraussetzung.

Auch soll­te die Ver­eins­sat­zung zumin­dest noch eine Vor­schrift dar­über ent­hal­ten, wer das Pro­to­koll zu unter­zeich­nen und damit die Gewähr für sei­ne Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit zu über­neh­men hat. Üblich ist hier regel­mä­ßig die Unter­schrift von zwei Per­so­nen, etwa des Vor­sit­zen­den bzw. Ver­samm­lungs­lei­ters und des Schrift­füh­rers bzw. Pro­to­koll­füh­rers, aus­rei­chend ist es aber auch, wenn die Sat­zung ledig­lich die Unter­schrift etwa des Schrift­füh­rers vor­sieht. Teil­wei­se sehen die Ver­eins­sat­zun­gen auch vor, dass die Nie­der­schrif­ten in ein „Pro­to­koll­buch“ auf­zu­neh­men sind. Dies regelt jedoch nur die Form der Auf­be­wah­rung des Pro­to­kolls, sodass auch ein außer­halb des Pro­to­koll­buchs erstell­tes Pro­to­koll ord­nungs­ge­mäß ist.

Bleibt noch die Fra­ge, was alles in dem Pro­to­koll der Mit­glie­der­ver­samm­lung ver­zeich­net sein muss. Auch hier gilt es zunächst, einen Blick in die Sat­zung zu wer­fen, die hier­für bestimm­te Anfor­de­run­gen stel­len kann. Ansons­ten ist in dem Pro­to­koll zumin­dest auf­zu­neh­men, wann und wo die Mit­glie­der­ver­samm­lung statt­ge­fun­den hat, wer die Ver­samm­lung gelei­tet und wer das Pro­to­koll geführt hat, wie vie­le stimm­be­rech­tig­te Mit­glie­der erschie­nen sind und schließ­lich der Wort­laut der gefass­ten Beschlüs­se. Dar­über hin­aus soll­ten auch die gestell­ten Anträ­ge sowie die Abstim­mungs­er­geb­nis­se auf­ge­führt wer­den. Soweit die Beschluss­an­trä­ge oder Erklä­run­gen schrift­lich vor­lie­gen, kön­nen die­se als Anla­ge zum Pro­to­koll genom­men und sodann im Pro­to­koll hier­auf ver­wie­sen werden.

Haben Wah­len statt­ge­fun­den, so ist der Gewähl­te mit Vor- und Fami­li­en­na­men und zumin­dest dem Wohn­ort zu bezeich­nen und das Abstim­mungs­er­geb­nis zah­len­mä­ßig anzu­ge­ben, außer­dem ist die Erklä­rung des Gewähl­ten fest­zu­hal­ten, dass er die Wahl annimmt. Es reicht also nicht die Anga­be im Pro­to­koll „zum Bru­der­meis­ter wur­de mehr­heit­lich unser Schüt­zen­bru­der Wil­li Schmitz gewählt“, statt­des­sen muss aus­führ­li­cher geschrie­ben wer­den: „Zum Bru­der­meis­ter wur­de Hans-Gün­ther Diet­rich, Bank­kauf­mann aus Pader­born, mit zehn Ja-Stim­men bei drei Gegen­stim­men und einer Ent­hal­tung (oder: ein­stim­mig bei eige­ner Ent­hal­tung etc.) gewählt. Er nahm die Wahl an.“ 

Neben die­sen abso­lut zwin­gen­den Bestand­tei­len soll­te im Ver­samm­lungs­pro­to­koll noch die Tages­ord­nung auf­ge­führt sein, eben­so die Fest­stel­lung der ord­nungs­ge­mä­ßen Ein­be­ru­fung der Ver­samm­lung und, sofern die Sat­zung beson­de­re Bestim­mun­gen zur Beschluss­fä­hig­keit ent­hält, auch die Fest­stel­lung, dass die Ver­samm­lung beschluss­fä­hig ist.

Wird in der Ver­samm­lung Wider­spruch gegen das Zustan­de­kom­men oder die Wirk­sam­keit eines Beschluss erho­ben, so ist dies eben­falls in die Nie­der­schrift auf­zu­neh­men. Dar­über hin­aus gehen­de Auf­zeich­nun­gen, etwa über den Ver­lauf der Ver­samm­lung, brau­chen nicht in das Pro­to­koll auf­ge­nom­men wer­den, solan­ge die Ver­eins­sat­zung dies nicht bestimmt. Aller­dings soll­te stets beach­tet wer­den, dass das Pro­to­koll spä­ter oft­mals die wich­tigs­te oder gar ein­zi­ge Quel­le für das Ver­ständ­nis eines bestimm­ten Beschlus­ses ist, sodass es oft­mals sinn­voll sein kann, auch die Dis­kus­si­on, die einem gefass­ten Beschluss vor­aus­ging, zumin­dest stich­wort­ar­tig mit in das Pro­to­koll aufzunehmen.

Die­ses Ver­samm­lungs­pro­to­koll muss nicht sofort in der Ver­samm­lung geschrie­ben wer­den. Üblich und aus­rei­chend ist es, wenn es nach der Ver­samm­lung anhand der in der Ver­samm­lung gefer­tig­ten Noti­zen erstellt wird. Doch ist dabei zum einen zu beach­ten, dass die gefass­ten Beschlüs­se im Wort­laut wie­der­ge­ge­ben wer­den, sodass die­se auf alle Fäl­le in der Ver­samm­lung mit­ge­schrie­ben wer­den müs­sen. Zum ande­ren ist auch zu beden­ken, dass das Erin­ne­rungs­ver­mö­gen an den Ablauf der Ver­samm­lung mit dem zeit­li­chen Abstand zur Ver­samm­lung abnimmt und daher bei einem zu gro­ßen zeit­li­chen Abstand zwi­schen der Ver­samm­lung und der Erstel­lung des Ver­samm­lungs­pro­to­kolls die­ses Pro­to­koll sei­ne Beweis­kraft ein­bü­ßen kann.

Üblich, aber ohne eine ent­spre­chen­de Sat­zungs­vor­schrift nicht not­wen­dig ist dage­gen, dass das Ver­samm­lungs­pro­to­koll durch die nächs­te Mit­glie­der­ver­samm­lung geneh­migt wird. Dies ist auch sinn­voll, da die Geneh­mi­gung dazu führt, dass die Mit­glie­der, die der Geneh­mi­gung nicht wider­spro­chen haben, die Ver­mu­tung der Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit der in dem Pro­to­koll auf­ge­führ­ten Beschlüs­se und Wah­len gegen sich gel­ten las­sen müssen.

Wenn die Sat­zung dies vor­sieht, darf jedes Mit­glied des Ver­eins Ein­sicht in das Ver­samm­lungs­pro­to­koll neh­men, auch dann, wenn es selbst an der Ver­samm­lung gar nicht teil­ge­nom­men hat. Fehlt ein sol­ches Ein­sichts­recht in der Sat­zung, kann gleich­wohl jedes Mit­glied die Ein­sicht in das Pro­to­koll ver­lan­gen, sobald es ein berech­tig­tes Inter­es­se an die­ser Ein­sicht­nah­me dar­legt. Dage­gen hat ohne eine ent­spre­chen­de Sat­zungs­be­stim­mung kein Mit­glied einen Anspruch auf Über­las­sung einer voll­stän­di­gen oder aus­zugs­wei­sen Fas­sung des Protokolls.